Autocertificazione Online
L'autocertificazione è un servizio e soprattutto un DIRITTO offerto ai cittadini e che consente di dichiarare e quindi certificare sotto la propria responsabilità, presso gli uffici della Pubblica Amministrazione, la propria condizione, i propri requisiti o situazioni familiari e non di sua diretta conoscenza.
Tale DIRITTO è stato sancito dalla legge del 4 Gennaio 1968, n.15.
Che cos'è l'autocertificazione
A) Dichiarazioni sostitutive di certificazioni
B) Dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà
Dov'è utilizzabile l'autocertificazione e le dichiarazioni sostitutive di notorietà?
Validità delle dichiarazioni sostitutive di certificazioni e di atti notori
L'impiegato può rifiutare l'autocertificazione?
Sottoscrizione autentica della firma e imposta di bollo
E se il cittadino dichiara il falso?
Altre disposizioni importanti per i cittadini:
NASCITA DI UN FIGLIO (Dichiarazione di nascita)
Estratti degli atti di Stato Civile
Acquisizione diretta dei certificati
Quando e dove non è più prevista l'autenticazione della firma
Copie autentiche di pubblicazioni
Dichiarazioni sostitutive presentate da cittadini stranieri
Documento d'identità in sostituzione dei certificati
Produzione di copie autentiche
Legalizzazione di fotografie e documenti di riconoscimento
Firme di più persone separatamente
Quando l'autocertificazione non è ammessa
I moduli per l'autocertificazione
Che cos'è l'autocertificazione
L'autocertificazione è la possibilità che ogni cittadino ha di farsi un certificato da solo senza recarsi presso gli uffici del Comune o di altra Pubblica Amministrazione.
L'autocertificazione è una dichiarazione resa e firmata dall'interessato nel proprio interesse; può riguardare stati, fatti e qualità personali.
Questa dichiarazione sostituisce a tutti gli effetti di legge:
-
Le normali certificazioni;
-
Gli atti notori
Si possono "autocertificare":
A) Dichiarazioni sostitutive di certificazioni:
- la data e il luogo di nascita
- la residenza
- la cittadinanza
- il godimento dei diritti politici
- lo stato civile (celibe/nubile, coniugato/a, vedovo/a, divorziato/a)
- lo stato di famiglia
- l'esistenza in vita
- la nascita del figlio
- il decesso del coniuge, dell'ascendente o del discendente
- la posizione agli effetti degli obblighi militari
- l'iscrizione in albi o elenchi tenuti dalla pubblica amministrazione
- titolo di studio o qualifica professionale posseduta; esami sostenuti; titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualifica tecnica situazione reddituale ed economica, anche ai fini della concessione di benefici e vantaggi di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali; assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto; assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare del tributo assolto; possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria e inerente all'interessato.
- stato di disoccupazione; qualità di pensionato e categoria di pensione; qualità di studente o di casalinga
- qualifica di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili
- iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo
- tutte le posizioni relative all'adempimento degli obblighi militari, ecc.
- di non aver riportato condanne penali
- tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri di stato civile
Le dichiarazioni di cui sopra non richiedono alcuna autenticazione da parte del pubblico ufficiale.
B) Dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà.
- Tutti gli stati, fatti a qualità personali non autocertificabili (non ricompresi alla lettera "A" precedentemente descritta) possono essere comprovati dall'interessato, a titolo definitivo, mediante dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà.
Si possono ad esempio dichiarare: chi sono gli eredi; la situazione di famiglia originaria; la proprietà di un immobile, ecc.
La dichiarazione che il dichiarante rende nel proprio interesse può riguardare anche stati, fatti e qualità personali relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza.
La dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, non può contenere manifestazioni di volontà (impegni, rinunce, accettazioni, procure) e deleghe configuranti una procura.
Qualora risulti necessario controllare la veridicità delle dichiarazioni nel caso in cui gli stati, i fatti e le qualità personali dichiarati siano certificabili o accertabili da parte della pubblica amministrazione, l'amministrazione procedente entro quindici giorni richiede direttamente la documentazione all'amministrazione competente.
In questo caso, per accelerare il procedimento, l'interessato può trasmettere, anche attraverso strumenti informatici o telematici, copia fotostatica, non autenticata, dei certificati in cui sia già in possesso.
Le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà non richiedono alcuna autenticazione da parte del pubblico ufficiale quando siano contestuali ad una istanza.
In questo caso l'interessato deve presentare la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà:
- unitamente alla copia non autenticata di un documento di riconoscimento (nel caso di invio per posta o per via telematica);
- firmarla in presenza del dipendente addetto a riceverla (nel caso di presentazione diretta)
Dov'è utilizzabile l'autocertificazione e le dichiarazioni sostitutive di notorietà?
L'autocertificazione può essere utilizzata dai cittadini solo nei rapporti con le Pubbliche Amministrazioni (Ministeri, Regioni, Comuni, Comunità Montane, Scuole, Camere di Commercio, ecc), con gli Enti Pubblici in generale e con i concessionari e i gestori di pubblici servizi (Uffici Postali, Telecom, Enel, Italgas, Ferrovie, ecc).
L'autocertificazione non è utilizzabile nei rapporti con l'autorità giudiziaria.
Nei rapporti con un soggetto privato è quest'ultimo che decide se accettare o meno l'autocertificazione.
Validità delle dichiarazioni sostitutive di certificazioni e di atti notori
Le dichiarazioni sostitutive di certificazioni e gli atti notori hanno la stessa validità dei certificati e degli atti che sostituiscono. Più precisamente:
Validità illimitata:
- Certificato di nascita
- Certificato di morte
- Altri certificati attestanti stati e fatti personali non soggetti a modificazione
Validità 6 mesi
- Certificato di residenza
- Certificato di stato di famiglia
- Altri certificati di stato civile o anagrafici non compresi tra quelli a validità illimitata.
E' importante però sapere che ogni cittadino può dare validità ai certificati scaduti: è sufficiente che l'interessato dichiari, in fondo al documento, che le informazioni contenute nel certificato stesso non hanno subito variazioni dalla data di rilascio, utilizzando una formula di questo tipo:
" Il sottoscritto dichiara, sotto la propria responsabilità, che i dati contenuti nel presente certificato ad oggi non hanno subito alcuna variazione".
Data______________ Firma_________________
Tale procedura è utilizzabile esclusivamente per i certificati anagrafici ( residenza, stato di famiglia) e per i certificati, gli estratti e le copie integrali degli atti di Stato Civile (nascita, matrimonio, morte).
Per avvalersi dell'autocertificazione direttamente agli sportelli degli uffici pubblici, è necessario prioritariamente preoccuparsi di compilare il modulo previsto che non è soggetto ad alcuna autenticazione, per quanto concerne le dichiarazioni sostitutive di certificazioni (autocertificazioni).
Per quanto riguarda la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, occorre l'autentica della sottoscrizione (firma) solo quando non sia contestuale ad una istanza.
L'autentica della sottosrizione avviene previa identificazione del dichiarante da parte del pubblico ufficiale autenticante.
L'accertamento dell'identità personale del dichiarante può avvenire in uno dei seguenti modi:
-
conoscenza diretta da parte del pubblico ufficiale;
-
testimonianza di due idonei fidefacienti conosciuti dal pubblico ufficiale;
-
esibizione di un valido documento di identità personale, munito di fotografia, rilasciato da una pubblica autorità.
L'impiegato può rifiutare l'autocertificazione?
Il pubblico ufficiale o funzionario dell'ufficio pubblico, qualora vi siano i presupposti di legge, non può rifiutarsi di accettare l'autocertificazione, altrimenti va incontro alle sanzioni previste dall'art 328 del codice penale e rischia di essere punito per omissioni o rifiuto di atti d'ufficio.
Sottoscrizione autentica della firma e imposta di bollo
L'obbligo dell'autocertificazione della firma rimane solo per la "dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà" quando la stessa non è contenuta in una istanza.
Per le dichiarazioni sostitutive di certificazione (autocertificazioni), è sufficiente la sottoscrizione dell'interessato.
L'autenticità della firma delle dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà, può essere eseguita dai seguenti pubblici ufficiali: notai, cancellieri, segretari comunali e funzionari incaricati dai sindaci, anche di comuni diversi da quello di residenza, nonché dal funzionario competente a ricevere la documentazione e dal funzionario incaricato dal gestore di pubblici servizi.
L'autentica della firma è soggetta ad imposta di bollo.
Il cittadino non deve corrispondere nessuna imposta di bollo, quando comprova che l'uso dell'atto è esente, per legge, dall'imposta.
(Ad esempio: uso pensionistico, assegni familiari, leva militare, iscrizione nelle liste di collocamento, ecc.)
E se il cittadino dichiara il falso?:
Il rilascio, da parte del cittadino, di dichiarazioni non veritiere è punito ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia.
Altre disposizioni importanti per i cittadini:
NASCITA DI UN FIGLIO (Dichiarazione di nascita)
Al momento della nascita, la dichiarazione di nascita può essere fatta, indifferentemente, da:
- Uno qualsiasi dei genitori;
- Un loro procuratore speciale
- Il medico, l'ostetrica o altra persona che ha assistito al parto.
Questa dichiarazione va resa, alternativamente:
- Entro 3 giorni presso la direzione sanitaria dell'ospedale o casa di cura in cui è avvenuta la nascita;
- Entro 10 giorni dalla nascita presso il Comune dove è avvenuto il parto;
- Entro 10 giorni dalla nascita nel proprio Comune di residenza.
In questi due casi, il Comune nel quale è resa la dichiarazione deve procurarsi l'attestazione dell'avvenuta nascita, che può essere presentata anche direttamente da chi rende la dichiarazione di nascita.
Nel caso in cui la nascita sia avvenuta al di fuori di un centro di nascita (un ospedale, un centro ostetrico) è necessario comunicare tale evento al comune con una dichiarazione sostitutiva di certificazione.
Non è più richiesta la presenza dei testimoni.
Se i genitori hanno residenze diverse possono, d'accordo tra loro, decidere in quale dei due Comuni dichiarare la nascita.
Se non vi è accordo la dichiarazione va fatta nel Comune di residenza della madre.
Estratti degli atti di Stato Civile
La pubblica amministrazione, non può richiedere estratti di atti di stato civile al cittadino, ma dovrà procurarseli richiedendolo direttamente all'ufficiale di stato civile competente.
Accertamenti d'Ufficio
Le pubbliche amministrazioni, non possono richiedere ai cittadini la produzione di certificati attestanti l'assenza di precedenti penali e l'assenza di carichi pendenti.
Detti certificati, devono essere accertati, presso gli uffici competenti, direttamente dall'amministratore che deve emanare il provvedimento.
Le singole amministrazioni pubbliche, non possono richiedere atti o certificati concernenti fatti, stati o qualità personali, che risultino attestati in documenti già in loro possesso o che esse stesse siano tenute a certificare.
Acquisizione diretta dei certificati
I certificati concernenti fatti, stati o qualità personali risultanti da albi o da pubblici registri tenuti o conservati da una pubblica amministrazione, sono sempre acquisiti d'ufficio dall'amministrazione procedente, su semplice indicazione da parte dell'interessato della specifica amministrazione che conserva l'albo o il registro. Ciò nel caso che l'interessato non intenda o non sia in grado di utilizzare le autodichiarazioni.
La trasmissione di dati tra le pubbliche amministrazioni deve in ogni caso garantire il diritto alla riservatezza delle persone.
I certificati e i documenti trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni devono contenere soltanto le informazioni relative a stati, fatti e qualità personali, previste da legge o regolamento e strettamente necessarie per il perseguimento delle finalità per le quali vengono acquisite.
Quando e dove non è più prevista l'autenticazione della firma
Nelle istanze da produrre agli organi della pubblica amministrazione ed ai gestori o esercenti di pubblici servizi, se l'interessato appone la firma in presenza del dipendente addetto a riceverla, se l'istanza è presentata unitamente a copia fotostatica, ancorchè non autenticata, di un documento di identità del sottoscrittore.
L'istanza e la copia fotostatica del documento di identità, possono essere inviate per via telematica.
La sottoscrizione di istanze non è soggetta ad autenticazione anche nei casi in cui contiene dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà.
Copie autentiche di pubblicazioni
L'interessato può sottoscrivere una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, dalla quale risulti la conoscenza del fatto che la copia della dichiarazione allegata, è conforme all'originale per i pubblici concorsi ha lo stesso valore della copia autentica.
Se questa dichiarazione è contestuale ad una istanza, la firma non va autenticata.
Dichiarazioni sostitutive presentate da cittadini stranieri
Per i cittadini della Comunità Europea si applicano le stesse modalità previsti per i Cittadini Italiani.
I Cittadini extracomunitari residenti regolarmente in Italia possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive solo nei casi in cui si tratti di comprovare stati, fatti e qualità personali certificabili e attestabili da parte di soggetti pubblici o privati italiani (es.: è possibile autocertificare di lavorare presso una determinata impresa italiana; non ha valore autentificare il possesso di titoli di studio conseguiti nel proprio Paese di origine).
Documento d'identità in sostituzione dei certificati
In occasione dell' accettazione della domanda, è vietato alle amministrazioni pubbliche, ai gestori ed agli esercenti di pubblici servizi, richiedere certificazioni che attestino dati o qualità già contenuti nel documento di identità.
I dati relativi al cognome, nome, luogo e data di nascita, cittadinanza, stato civile e residenza, attestati in documenti di riconoscimento in corso di validità, hanno lo stesso valore dei corrispondenti certificati.
Produzione di copie autentiche
La produzione di atti e documenti, sono pienamente equipollenti agli originali.
L'autenticazione di un documento, può essere effettuata dal funzionario competente, dal quale è stato emesso l'originale, da quello presso il quale l'originale è depositato o conservato, o da quello al quale deve essere presentato il documento, nonché da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco.
Nel caso in cui si debba presentare all'amministrazione copia autentica di un documento, l'autenticazione della copia può essere fatta dal responsabile del procedimento o dal dipendente competente a ricevere la documentazione, dietro esibizione dell'originale.
In questo caso, la copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in corso.
Partecipazione ai concorsi
Non è più prevista la presentazione di copia autentica dei titoli ma una semplice dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà che dichiari che la copia presentata è conforme all'originale.
Le amministrazioni non possono richiedere l'autenticazione della firma sulle domande per la partecipazione a selezioni per assunzioni in pubblici concorsi. Le dichiarazioni che si fanno all'interno delle domande di concorso non richiedono ne il bollo ne l'autentica della firma.
Le autentiche
L'autenticazione delle copie dei documenti può essere fatta dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l'originale, dal responsabile del procedimento, nonché dagli altri soggetti abilitati alle autenticazioni delle dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà. E' sufficiente esibire il documento originale, senza obbligo di depositarlo.
Legalizzazione di fotografie e documenti di riconoscimento
Le fotografie previste per documenti personali (passaporto, patente) possono essere legalizzate dall'ufficio ricevente (Questura, Motorizzazione, Scuole, Ufficio Sanitario). Non è più necessario recarsi presso gli Uffici del Comune.
Nei documenti di riconoscimento (per esempio la carta d'identità) non viene più indicato lo stato civile (celibe, nubile, coniugato, vedovo, già coniugato), salvo che il titolare del documento non faccia un specifica richiesta scritta all'Ufficio che li rilascia.
Firme di più persone separatamente
Quando due o più cittadini devono firmare un atto richiesto dalla Pubblica Amministrazione (Stato, Regione, Provincia, Comune), possono farlo anche separatamente e in giorni diversi purchè si rispetti il termine stabilito dall'ufficio pubblico.
Quando l'autocertificazione non è ammessa
E' stato già chiarito che il ricorso all'autocertificazione non è ammesso nei rapporti tra privati e neppure tra cittadini ed autorità giudiziaria; esso è consentito soltanto nei rapporti tra Cittadini e Amministrazioni Pubbliche, concessionari e gestori di pubblici servizi.
Esistono però dei certificati che, per la loro specificità non sono sostituibili con un'autocertificazione.
Essi sono:
-
certificati medici, sanitari, veterinari;
-
certificati di origine;
-
certificati di conformità alle normative dell'Unione Europea;
-
certificati relativi a marchi e brevetti.
I certificati medici e sanitari richiesti dalle Istituzioni scolastiche per pratica di attività sportiva non agonistica sono sostituiti con un unico certificato di idoneità alla pratica non agonistica rilasciato dal medico di base con validità di un anno intero scolastico.
Non si può fare ricorso all'autocertificazione, inoltre:
-
nei procedimenti elettorali, con particolare riferimento alla fase della presentazione delle liste e delle candidature (decisione dell'Ufficio Elettorale centrale costituito presso la Corte Suprema di Cassazione);
-
in tutti gli altri casi espressamente previsti per legge.
Chi non sa o non può firmare
Non c'è più bisogno di testimoni per chi non sa o non può firmare dichiarazioni o autocertificazione: basta la presenza del dipendente pubblico.
Il pubblico ufficiale dovrà accertare l'identità del dichiarante e menzionare la causa dell'impedimento sottoscrivere la dichiarazione.
I moduli per l'autocertificazione
Tutte le Pubbliche Amministrazioni sono tenute a procedere alla revisione della modulistica per l'autocertificazione; su ogni modulo fornito dalle amministrazioni deve essere inserito il richiamo alle sanzioni penali previste per chi dichiara il falso.
In particolare è possibile trovare la modulistica necessaria presso gli Uffici di Relazione con il Pubblico (URP) di qualsiasi amministrazione.
I funzionari di questi uffici saranno disponibili ad offrire ogni ulteriore informazione in merito all'autocertificazione.
Qualora i moduli non fossero disponibili è sempre possibile autocertificare su carta semplice.
